Regulamin Villi Ozone
The regulations are intended to ensure the peaceful and safe stay of our guests.
§ 1 Subject of the Regulations
1. Hotel rules define the most important issues, concerning delivering our services, hotel's guests' responsibility and spending time in all hotel areas. It is an inseparable part of the agreement which is made during the booking or payment for the stay in our hotel. Making a reservation automatically confirms that guests know and accept the Hotel Rules.
2. Hotel Rules relate to all guests staying in Hotel Ozone in Sopot.
3. Hotel Rules are available to read at the reception, in every hotel room and on our website.
§2 Hotel Night
1. The hotel room is rented for a specified time.
2. Check-in time is 2 PM and check-out time is 11 AM.
3. If the guest did not specify the length of time for which the room is rented, it would be assumed that the room was rented for one night.
4. If you wish to extend your stay outside the period indicated on the day of arrival, the hotel reception should be informed before 9:00 AM of the original check-out date.
5. If it is possible (depending on availability), hotel will accept the guest's request to extend the stay.
6. Hotel has the right to decline the above mentioned request if the bill for past hotel days or other services is not paid.
§ 3 Booking and checking-in
1. For the registration process, guest is obliged to present valid ID Card and sign the registration card.
2. The hotel guest may not transfer the room to other people, even if the period, for which he has paid the fee, has not expired yet.
3. Guests who are not registered in the hotel can stay in the hotel room from 7 AM to 10 PM.
4. The hotel may refuse to accept a guest:
a) who has violated the regulations during the previous stay in the hotel,
b) causing damage to hotel or guests’ property,
c) injuries to the guests, hotel staff or others staying in a hotel,
d) otherwise disturbed guests' or the hotel staff.
5. The hotel reserves the right to pre-authorize the credit/debit card or to request ” in advance” payment for the stay. If the guest refuses to pay for the room during the check-in, the receptionist can deny the entrance to the hotel rooms.
6. The receptionist is allowed to ask for payment for the whole stay during the check-in.
7. Reservation is guaranteed if advance payment for the stay is made during 7 days from the day of making the reservation. Lack of pre-payment can result in reservation cancelation.
8. All pre-payments are non-refundable.
9. In case the guest wishes to shorten the stay, it must be stressed that hotel do not return money for hotel days which have already started.
10. Guest has right to shorten the stay in the hotel and receive a refund for unused hotel days. However, reception has to be informed about it at least 24 hours before the end of the checking-out hotel date (till 11 AM on the day before new check-out date).
§ 4 Services
1. The hotel provides services according to its category and standard. In case of any complaints about the quality of service, the guests are asked to report them at the reception as soon as possible. It will allow the hotel staff to react properly. It is also possible to make a complaint by sending an email to the address ozone@villaozone.pl. All official complaints have to be prepared in writing.
2. The hotel is obliged to ensure:
a) The conditions of full and comfortable rest of the guest,
b) Security of the stay, including the security of the confidentiality of guest information,
c) Professional and courteous service for all services provided in the hotel,
d) Cleaning the room and performing the necessary repair of the equipment during the absence of the guest or in his presence, if he expresses such wish,
e) Efficient service. In the event of any fault that can not be removed, the hotel will make every possible effort to resolve the problem (room changing or other available sources).
3. On guest’s request, the hotel will provide the following services free of charge:
a) providing stay, travel and sightseeing information,
b) wake-up calls,
c) keeping money and valuables in the deposit boxes, while staying at the hotel,
d) luggage storage - hotel may refuse to store luggage without features of personal bags. Service is available on the check-in and check-out day.
§ 5 Responsibility
1. The hotel is liable for the loss or damage of property brought by persons using its services, to the extend defined in art. 846-851 of the Civil Code.
2. The guest should notify the hotel reception of the damage occurrence as soon as it is discovered.
3. Children under 12 years old have to remain in legal guardian’s care while staying in all hotel areas. Legal guardians are materially responsible for any damages caused by their children behavior.
4. The guest is liable for any damage to the room or hotel equipment which has occured from his fault or the fault of the visitors of the guests. Hotel has the right to charge guest’s credit card even after checkingout from the hotel.
5. In accordance with the Polish law, if guest does not pay for the stay, hotel would take his belongings as a pledge.
6. The hotel's liability for the loss or damage of money, securities, valuables or items having a scientific or artistic value is limited if these items are not put into storage.
7. The hotel is not liable for damage or loss of car or other vehicle (inc. bicycle) belonging to the guest.
8. While leaving the room, the guest should close the windows, turn off the water, take the hotel card and check the door is closed properly. Losing the hotel card carries a fee of 100 PLN.
9. While checking-out the guest is obliged to leave the hotel card at the reception.
10. For fire safety it is forbidden to use any devices which are not room or hotel equipment.
11. In all hotel rooms and public areas smoking is strictly prohibited. In case of violation, guest will be charged 400 PLN and will have to cover all relevant costs such as the costs of alarm service which can be turned on by activating detector located in each room and all hotel areas. All additional fees will be automatically added to the hotel bill.
§ 6 Return of the items left in the hotel
1. Personal items left behind by the guest in the hotel room will be returned at the guest's expense and to the address indicated by him.
2. When there’s no contact from the guest, all items will be stored for 3 months. After which period they will be disposed of.
3. Food or beverages will be stored only for 24 hours.
§ 7 Quiet hours
1. It is requested to stay possibly quiet in the hotel, especially from 10 PM to 7 AM.
2. The behavior of guests and other persons using the hotel services should not disturb the peaceful stay of other guests. Hotel can refuse to continue providing services to anyone who violates its policies.
§ 8 Final Provisions
1. Pets are welcome in the hotel and can stay for an additional fee. However, pet’s owner is obligated to ensure that it is no threat for other guests or hotel Staff. Guest must keep the pet clean. Besides, pet's owner is responsible for arranging bedding for the pet. If there is no bedding, hotel might decline checking-in the guest with a pet.
2. Guest are not allowed to make any changes in hotel rooms and room’s equipment, but very slight arrangements of the furniture’s and other equipment, which do not affect functionality or safety.
3. Guest accepts the storage and usage of personal data according to Polish Law. Hotel will use this data for all the needs necessary for the guest’s stay in the hotel and additional services. Guest has the right to have an insight into his/her personal data and correcting it.
4. Selling of any goods or services is strictly forbidden in all hotel areas.
Hotel rules were written down and accepted by the hotel management 2nd November 2018.
Informacje w zakresie ochrony i przetwarzania danych osobowych
Zgodnie z art. 13 ust. 1−2 oraz art. 14 ust. 1-2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119, s. 1) – dalej RODO − informujemy, że:
1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest:
Balt-Tur Grupa Hotelowa Spółka Cywilna z siedzibą w Sopocie (81-868) Al. Niepodległości 766, NIP 585-147-00-10
adres e-mail: iod@balt-tur.pl
tel: +48 58 551 44 90
2. Cele i podstawy przetwarzania Pani/Pana danych osobowych:
Pani/Pan dane osobowe będą przetwarzane w celu:
* Wykonania zawartej z Administratorem umowy, jak również podjęcia na Pani/Pana żądanie działań przed jej zawarciem, w szczególności udzielania odpowiedzi na zapytania dotyczące świadczonych usług (podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
* Wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, w szczególności wynikających z ustawy o rachunkowości – w celu realizacji obowiązków sprawozdawczych i rachunkowych (podstawa: art. 6 ust. 1 lit. c RODO),
* Wynikającym z prawnie uzasadnionych interesów Administratora: prowadzenia marketingu bezpośredniego towarów oraz w celu ustalenia, obrony i dochodzenia roszczeń (podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
* W innych przypadkach Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą wyłącznie na podstawie udzielonej wcześniej zgody w celu i zakresie wynikającym z treści tej zgody.
3. Informacje na temat pozyskania Pani/Pana danych osobowych:
Administrator otrzymuje Pani/Pana dane kontaktowe bezpośrednio od Pani/Pana (np. w momencie korzystania z naszych usług) lub za pośrednictwem innych osób (np. innych podmiotów pośredniczących w oferowaniu naszych usług, któremu Pani/Pan udostępnił swoje dane). W przypadku bezpośredniego kontaktu ma Pani/Pan pełną kontrolę nad zakresem danych udostępnianych Administratorowi. W przypadku udostępnienia danych przez inną osobę, Administrator zbiera zwykle tylko podstawowe dane kontaktowe obejmujące: imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu oraz ewentualnie inne dane wynikające z umowy lub zamówienia w związku, z którymi następuje udostępnienie danych osobowych.
4. Informacje o odbiorcach danych osobowych:
Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być podwykonawcy Administratora, podmioty świadczące na rzecz Administratora usługi księgowe, informatyczne, reklamowe, marketingowe, audytorskie , doradcze, prawne, transportowe, kurierskie.
5. Okres, przez który dane będą przechowywane:
Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji umowy, a także przez okres, w którym mogą ujawnić się roszczenia związane z tą umową, a nadto przez okres wymagany obowiązującym prawem w związku z koniecznością realizacji przez nas obowiązków podatkowych.
6. Informacje o przysługujących uprawnieniach:
Ma Pani/Pan prawo:
* Żądania dostępu do Pani/Pana danych osobowych (w tym do uzyskania kopii),
* Żądania sprostowania Pani/Pana danych osobowych, w przypadku gdy dane są nieprawidłowe lub niekompletne,
* Żądania usunięcia Pani/Pana danych osobowych („prawo do bycia zapomnianym”), w przypadku gdy zachodzi jedna z następujących okoliczności:
– danie nie są niezbędne dla celów, dla których zostały zebrane lub w inny sposób przetwarzane,
– osoba, której dane dotyczą, cofnęła zgodę, na której opiera się przetwarzanie i nie ma innej podstawy przetwarzania,
– osoba, której dane dotyczą wniosła sprzeciw wobec przetwarzania,
– dane przetwarzane są niezgodnie z prawem.
– dane muszą być usunięte w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisów prawa,
* Żądania ograniczenia przetwarzania Pani/Pana danych osobowych, w przypadku gdy zachodzi jedna z następujących okoliczności:
– osoba, której dane dotyczą, kwestionuje prawidłowość danych osobowych,
– przetwarzanie danych jest niezgodne z prawem, a osoba, której dane dotyczą, sprzeciwia się usunięciu, żądając w zamian ograniczenia,
– administrator nie potrzebuje już danych do swoich celów, ale osoba, której dane dotyczą, potrzebuje ich do ustalenia, obrony lub dochodzenia roszczeń,
– osoba, której dane dotyczą wniosła sprzeciw wobec przetwarzania danych- do czasu ustalenia czy prawnie uzasadnione podstawy po stronie administratora są nadrzędne wobec podstawy sprzeciwu,
* Do przenoszenia Pani/Pana danych osobowych, w przypadku gdy:
– przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą lub na podstawie umowy zawartej z taką osobą,
– przetwarzanie odbywa się z sposób zautomatyzowany.
* Do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Pani/Pana danych osobowych, w przypadku gdy:
– zaistnieją przyczyny związane z Pani/Pana szczególną sytuacją,
– dane są przetwarzane na podstawie opartej na art. 6 ust.1 f tj. niezbędności do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora.
W zakresie w jakim udzieliła Pani/Pan zgody na przetwarzanie danych osobowych, ma Pani/Pan prawo do cofnięcia w dowolnym momencie zgody na przetwarzanie danych osobowych bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na jej podstawie przed cofnięciem.
7. Informacje o prawie do wniesienia skargi do organu nadzoru:
Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego (tj. do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych), jeżeli Pani/Pana zdaniem, przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO.
8. Informacje czy podanie danych jest wymogiem ustawowym/umownym/warunkiem zawarcia umowy/ o zobowiązaniu do podania danych:
Podanie danych ma charakter dobrowolny, jednakże brak podania przez Panią/Pana danych będzie przeszkodą do zawarcia umowy oraz świadczenia przez nas na Pani/Pana rzecz usługi.
9. Przekazywanie danych do państwa trzeciego (tj. poza obszar Europejskiego Obszaru Gospodarczego)/ organizacji międzynarodowej:
Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego (tj. poza obszar Europejskiego Obszaru Gospodarczego) lub organizacji międzynarodowej.
10. Informacja o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji:
Pani/Pana dane osobowe nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym nie są profilowane.